Perencanaan Humas
A. PENGERTIAN PERENCANAAN HUMAS
Hubungan masyarakat
atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan
secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah
lembaga/institusi dengan masyarakat. Humas (PR) adalah sebuah seni sekaligus
ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan
pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program
terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga
tersebut maupun masyarakat yang terkait
Perencanaan Humas
merupakan perencanaan program kerja baik itu jangka panjang maupun jangka
pendek yang betujuan untuk membentuk dan menegelolah hubungan saling
menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. Humas atau PR selalu menjadi
salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena
praktisi, membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk
keberhasilan pekerjanaan mereka. Yaitu untuk membangun dan memelihara hubungan
dalam organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan
bersama dengan pihak lainnya.
empat alasan yang
dilakukan dalam perencanaan humas. Keempat alasan tersebut adalah sebagai
berikut:
(a) Untuk
menetapkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolok ukur
atas segenap hasil yang diperoleh;
(b) Untuk
memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan;
(c) Untuk
menyusun skala prioritas guna menentukan (i) jumlah program dan (ii) waktu yang
diperlukan;
(d) Untuk
menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas (i) personil
yang ada, (ii) daya dukung dari berbagai peralatan fisik, serta (iii) anggaran
dana yang tersedia.
Model perencanaan humas
enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh para praktisi humas
profesional itu adalah sebagai berikut:
(a) Pengenalan situasi;
(b) Penetapan tujuan;
(c) Penetapan khalayak;
(d) Pemilihan media dan teknik-teknik humas;
(e) Perencanaan anggaran; serta
(f) Pengukuran hasil.
B.
RUANG LINGKUP PUBLIC RELATIONS
Humas
atau yang dikenal dengan Public Relations (PR) dalam pelaksanaannya memiliki
ruang lingkup yang wajib diketahui oleh pada praktisi humas saat ini. Hal
tersebut diperlukan agar dalam menjalankan kewajibannya sebagai humas, seorang
humas menyadari kedudukannya serta apa saja yang menjadi wewenangnya
Karena
tidak semua hal menjadi wewenang humas. Tapi, ada pihak lain juga yang terlibat.
Jangan sampai ada pihak yang merasa terlangkahi oleh langkah seorang humas.
Untuk itu seorang PR baik sebagai akademisi maupun
praktisi hendaknya memahami ruang lingkup humas. Ini dapat dijadikan
pedoman setiap kali Ia merasa sudah mulai keluar dari jalurnya.
Agar bisa kembali pada jalur yang sudah ditentukan yang
merupakan wilayah profesi seorang humas. Ruang lingkup Humas meliputi
hubungan publik internal (internal public relations) dan hubungan publik
eksternal (external public relations).
Internal Public Relations
ü Internal di sini adalah
orang-orang yang merupakan bagian dari suatu instansi atau perusahaan tertentu. Dalam hal ini, seorang humas menjadi PR
untuk orang-orang dalam instansi atau perusahaan tersebut, tentunya sesuai
dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing. Hal ini disesuaikan dengan
sifat, jenis, atau karakteristik dari organisasi itu sendiri. Ruang
lingkupnya meliputi:
1. Employee
Relations (Hubungan dengan para pekerja)
ü Para pekerja di sini merupakan bagian yang berperan penting untuk
mencapai tujuan perusahaan atau suatu instansi. Oleh karena itu, mereka harus
dirangkul dengan membuat dan mempertahankan hubungan baik agar para pekerja juga
dapat memberikan potensi terbaik mereka untuk kemajuan perusahaan.
ü Caranya dengan
berkomunikasi dengan mereka secara pribadi untuk mengetahui apa yang mereka inginkan atau
bahkan yang mereka keluhan dalam pekerjaannya yang dapat menghambat kemajuan
perusahaan.
ü Menjaga hubungan baik ini dapat dilakukan dengan perlakuan yang
adil, adanya ketenangan dan kenyamanan dalam bekerja, adanya perasaan diakui
oleh perusahaan, adanya reward, ada pula sarana untuk menyalurkan perasaan
mereka atau tempat mereka berekpresi seperti majalan intern, dan lain
sebagainya
2. Stockholder
Relations (Hubungan dengan para pemegang saham)
ü Dalam hal ini hubungan
baik harus dibina dengan para pemegang saham. Mereka yang membantu perusahaan
atau suatu instansi tetap bertahan. Hubungan yang terjadi haruslah hubungan
yang sangat baik. Tidak peduli besar atau kecilnya saham mereka.
ü Untuk menjaga hubungan
dengan para pemegang saham, kita bisa melakukan hal-hal sebagai berikut.
ü Memberikan selamat
kepada para pemegang saham yang baru agar mereka merasa dianggap dan dihargai oleh
perusahaan atau instansi kita.
ü Selalu memberikan
laporan perkembangan perusahan secara berkala agar mereka mendapatkan informasi
perkembangan sahamnya dengan baik.
ü Mengirimkan majalah perusahaan agar mereka mengetahui
informasi-informasi terbaru dalam perusahaan atau juga majalah ektern yang juga
memberitakan tentang perkembangan perusahaan atau instansi.
ü Mengadakan
pertemuan-petemuan agar tercipta hubungan yang harmonis, adanya saling pengertian dan peningkatan
kepercayaan para pemegah saham.
3. Labour
relations (Hubungan dengan para buruh)
ü Dalam hal ini seorang PR
bertugas untuk menjaga hubungan baik antara pimpinan dengan para buruh. Hal ini
dilakukan untuk menjaga terjadinya kesalahpahaman dan hubungan yang buruk
antara atasan dan bawahan.
4. Manager
relations (Hubungan dengan para manajer)
ü Manajer adalah
orang-orang terpilih yang berandil besar dalam menentukan kebijakan perusahaan.
Oleh karena itu, hubungan baik harus dijaga. Caranya bisa dengan memberikan
tunjangan jabatan, adanya coffe morning, mobil dinas, rumah dinas, dan lain sebagainya.
5. Human
relations (Hubungan sesama manusia)
ü Ini menyangkut hubungan
yang baik yang harus dibina oleh perusahaan dengan seluruh warga perusahaan
sebagai manusia agar timbul rasa persaudaraan, kesetiakawanan, dan
nantinya akan memunculkan team work yang baik untuk mencapai tujuan
instansi atau perusahaan.
ü Ini adalah tugas seorang
humas dalam menjaga hubungan baik dengan pihak luar. Hal ini untuk menciptakan nama baik yang sangat penting untuk perusahaan atau
instansi. Bentuk-bentuk hubungannya yaitu sebagai berikut.
1. Press relations
Kegiatannya meliputi press release, press conference,
press interview, press room, press reception, dan adanya press tour
2. Government relations
Menjaga hubungan baik dengan pemerintah diperlukan karena akan banyak sekali
kepentingan-kepentingan yang di dalamnya terdapat peran pemerintah. Salah satu
caranya dengan mensponsori kegiatan-kegiatan pemerintahan.
3. . Community relations
Menjaga hubungan baik dengan warga setempat agar tidak
ada pihak yang merasa dirugikan. Salah satu caranya dengan memberikan beasiswa
4. Customer relations
Menjaga hubungan baik dengan para pelanggan karena mereka
adalah aset terbesar yang menguntungkan perusahan. Caranya dengan memberikan
kalender, merchandise, dan sebagainya.
5. Consumer relations
Menjaga hubungan baik dengan para konsumen agar apa yang kita pasarkan dapat diterima baik
oleh konsumen. Caranya dengan memberikan info yan lengkap mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
Menurut Morissan (2006) ruang lingkup pekerjaan humas dapat dibagi
menjadi empat bidang pekerjaan, yaitu:
1. Publisitas
Yaitu kegiatan menempatkan berita mengenai seseorang,
organisasi atau perusahaan di media massa. Dengan kata lain publisitas adalah
upaya orang atau organisasi agar kegiatannya diberitakan media massa.
Publisitas lebih menekankan pada proses komunikasi satu arah, sedangkan humas
adalah komunikasi dua arah. Publisitas merupakan salah satu alat dalam kegiatan
humas, namun humas tidak akan dapat berbuat banyak tanpa publisitas.
2. Pemasaran
Tujuan pemasaran adalah untuk menarik dan memuaskan klien
atau pelanggan dalam jangka panjang dalam upaya mencapai tujuan ekonomi
perusahaan. Tanggung jawab utama pemasaran adalah membangun dan mempertahankan
pasar bagi barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan. Proses hubungan antara
perusahaan dan pelanggannya ini sering disebut dengan istilah marketing
relations atau hubungan pelanggan
3. Public Affairs
Cutlip-Center-Broom (Morissan, 2006) mendefinisikan public
affairs sebagai bidang khusus publik yang membangun dan mempertahankan
hubungan dengan pemerintah dan komunitas lokal agar dapat mempengaruhi
kebijakan publik. Definisi ini menunjukkan bahwa terdapat dua pihak yang
menjadi fokus perhatian public affairs yaitu pemerintah dan masyarakat.
Organisasi atau perusahaan harus menjalin hubungan yang harmonis dengan
pemerintah karena pemerintah mengeluarkan peraturan yang harus dipatuhi oleh
perusahaan.
4. Manajemen Isu
Manajemen isu (issues management ) merupakan upaya
organisasi atau perusahaan untuk melihat kecenderuangan isu atau opini publik
yang muncul di tengah masyarakat dalam upaya organisasi memberikan tanggapan
atau respon yang sebaik-baiknya. Sebagaimana dikutip Morissa (2006),
Cutlip-Center-Broom mengemukakan bahwa manajemen isu meliputi dua tindakan
mendasar yaitu: (1) melakukan identifikasi awal terhadap isu yang memiliki
potensi merugikan organisasi atau perusahaan, (2) memberikan tanggapan terhadap
isu untuk meminimalisir konsekuensi dari munculnya isu.
C. TUJUAN dan PRINSIP
Karena
public relations adalah fungsi manajemen dalam melaksanakan kegiatan
kamunikasi, maka pada dasarnya tujuan public relations adalah tujuan-tujuan
komunikasi. Dalam realitas praktik public relations diperusahaan, tujuan public
relations antara lain:
Secara umum
1. Menciptakan
pemahaman (Mutual Understanding) Antara Perusahaan dan Publiknya
2. Membangun
Citra Korporat (Corporate Image)
3. Citra
Korporat Melalui Program CSR
4. Membentuk
Opini Publik Yang Favorable
5. Membentuk
Good Will dan Kerja Sama
Secara khusus
1. Untuk
mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan
baru yang dilakukan oleh perusahaan.
2.
Untuk meningkatkan bobot kualitas para
calon pegawai
3.
Untuk menyebarluaskan suatu cerita
sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka
mendapatkan pengakuan.
4.
Untuk memperkenalkan masyarakat kepada
masyarakat luas, serta membuka pasar-pasar baru
5.
Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan
masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru
atau saham tambahan.
6.
Untuk memperbaiki hubungan antara
perusahaan itu dengan khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu
peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan
khalayak terhadap niat baik perusahaan.
7.
Untuk mendidik para pengguna atau
konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan
produk-produk perusahaan.
8.
Untuk meyakinkan khalayak bahwasanya
perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.
9.
Untuk meningkatkan kemampuan dan
ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan (take-over) oleh
pihak-pihak lain.
10.
Untuk menciptakan identitas perusahaan
yang baru
11.
Untuk menyebarluaskan informasi mengenai
aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan
sosial sehari-hari.
12.
Untuk mendukung keterlibatan suatu
perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.
13.
Untuk memastikan bahwasanya para
politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang
positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan,
undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.
14.
Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan
riset yang telah dilakukan perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui batapa
perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal.
D. FUNGSI MANAJEMEN
Istilah manajemen berasal dari kata
kerja “manage”. Menurut George R. Terry manajemen merupakan sebuah proses yang
khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, dan
pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah
ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber lain. Di antara
para ahli manajeman ada yang memandang manajemen sebagai sistem sosial, sebagai
sistem keputusan kepemimpinan, sebagai entitas logis, sebagai sistem dan
lainnya. Sedangkan Terry menganggapnya sebagai proses aktivitas yang terdiri
dari empat sub-aktivitas. Keempat sub-aktivitas itu dalam dunia manajemen di
kenal sebagai P.O.A.C. adalah singkatan dari:
a.
Planning -
Perencanaan
b.
Organizing -
Pengorganisasian
c.
Actuating -
Penggiatan
d.
Controlling -
Pengawasan
a. Planning
(Perencanaan)
Planning atau perencanaan adalah
aktivitas menetapkan tujuan dan tindakan untuk mencapai tujuan. Dalam menyusun
sebuah rencana diperlukan kemampuan meramalkan dan memvisualisasikannya.
Pentingnya kemampuan meramalkan, karena dengan imajinasi dapat diperkirakan
hambatan-hambatan yang mungkin dijumpai. Sedangkan pentingnya
memvisualisasikan suatu rencana, karena
visualisasi memungkinkan siapa saja dapat melihat dan menghayati dengan cepat
apa yang harus dilakukan untuk melaksanakan rencana yang disusun itu guna
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b. Organizing
(Pengorganisasian)
Organisasi merupakan jembatan yang
menghubungkan rencana dengan pelaksanaan, yakni penggerakan atau penggiatan
orang-orang yang akan dilibatkan dalam pencapaian tujuan. Pengorganisasian
adalah kegiatan membagi-bagikan tugas kepada komponen aktivitas diantara para
anggota kelompok.
c. Actuating
(Penggiatan)
Penggiatan berarti upaya mengerahkan
sambil merangsang para anggota kelompok agar melaksanakan tugasnya dengan
semangat. Penggiatan meliputi upaya-upaya memimpin, membimbing dan mengarahkan
sehingga para anggota kelompok mempunyai otoaktivitas dan kreativitas dalam
melaksanakan rencana dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
d. Controlling
(Pengawasan)
Controlling adalah tindakan memeriksa
atau mengkaji apakh kegiatan-kegiatan yang dilakukan para anggota
kelompok sesuai dengan rencana.
Pengawasan perlu dilaksanakan untuk memperoleh kepastian bahwa pekerjaan yang
dilakukan selaras dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Robert N. Anthony, John Dearden dan
Richard F. Vancil dalam bukunya “Manajemen Control Systems” menegaskan bahwa
“Pengawasan manajemen adalak proses di mana para manajer memastikan bahwa
sumber daya diperoleh dan digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai
tujuan organisasi”.
E. PERENCANAAN STRATEGI PR (Public
Relation)
Perencanaan strategi bidang PR (public
relation) memberikan satu model yang lebih logis. Langkah-langkah yang perlu
dilakukan dikelompokkan ke dalam empat tahap. Model tersebut biasa disebut
sembilan langkah strategi PR (public relation).
a. Tahap
satu : Penelitian Awal
Ø Langkah
1 : analisis keadaaan
Ø Langkah
2 : analisis organisasi
Ø Langkah
3 : analisis publik
b. Tahap
Dua : Strategi
Ø Langkah
4 : menentukan tujuan umum dan tujuan khusus
Ø Langkah
5 : formulasi tindakan dan strategi respon
Ø Langkah
6 : penggunaan komunikasi efektif
c. Tahap
Tiga : Taktik
Ø Langkah
7 : menentukan taktik komunikasi
Ø Langkah
8 : implementasi rencana strategi
d. Tahap
empat : Penelitian evaluasi
Ø Langkah
9 : evaluasi rencana strategi
F. MENGGUNAKAN RISET
Sebuah program komunikasi pasti melalui
proses riset terlebih dahulu. Secara umum, departemen PR menghabiskan sekitar 3
sampai 5 persen dari anggaran mereka untuk riset. Bahkan ada yang berpendapat
harus 10 persen.
1.
Mencapai Kredibilitas dengan Manajemen
Kredibilitas organisasi/perusahaan
dimana eksekutif perlu menyusun program pengembangan pasti membutuhkan fakta
lapangan, bukan dugaan dan firasat untuk mencapai tujuan organisasi.
2.
Menetapkan Audiens dan Segmen Publik
Informasi rinci tentang demografi, gaya
hidup, karakteristik, dan pola konsumsi khalayak membantu untuk memastikan
bahwa pesan mencapai audiens yang tepat.
3.
Merumuskan Strategi
Kesalahan menyusun strategi akan membuat
banyak anggaran terbuang percuma. Sehingga di sini ketepatan hasil riset
menjadi sangatlah penting.
4.
Pesan / Copy Writing
Riset terhadap isi/materi pesan untuk
menentukan pesan yang tepat untuk audience yang tepat pula.
5.
Membantu manajemen Keep in Touch
Dalam komunitas massa, manajemen puncak
terisolasi dari perhatian terhadap karyawan, pelanggan, dan publik penting
lainnya. Penelitian ini membantu menjembatani kesenjangan tersebut. Umpan balik
ini sebagai masukan untuk eksekutif puncak untuk menyusun kebijakan dan
strategi komunikasi yang lebih baik.
6.
Mencegah Krisis
Permasalahan yang berupa krisis
organisasi banyak bersumber dari masalah operasional internal dan kaitannya
dengan kepentingan dan kepuasan publik, bahkan lebih parah daripada masalah bencana
alam atau lainnya, karena dari hal itulah citra perusahaan/organisasi
dipertaruhkan.
7.
Memantau Kompetisi
Perusahaan yang cerdas akan melacak apa
yang dilakukan pesaing. Hal ini dilakukan melalui riset konsumen, meminta
mengomentari produk bersaing, analisis isi dari liputan media, dan ulasan
industri dalam jurnal perdagangan. Penelitian semacam ini sering membantu
sebuah organisasi bentuk komunikasi pemasaran dan strategi untuk melawan
kekuatan pesaing dan memanfaatkan kelemahan apapun.
8.
Pengaruh Opini Publik
Fakta-fakta dan angka, dikumpulkan dari
berbagai sumber-sumber primer dan sekunder, dapat mengubah opini publik.
9.
Menghasilkan Publisitas
Jejak pendapat dan survey dapat
menghasilkan publisitas untuk sebuah organisasi. Banyak survey tampaknya
terutama dirancang dengan program publikasi melalui benak audience.
10.
Mengukur Kesuksesan
Dasar dari setiap program PR adalah
seberapa banyak waktu dan uang yang dihabiskan untuk mencapai tujuan.
G.
STRUKTUR DAN BENTUK EVALUASI HUMAS
Evaluasi humas dengan keberhasilannya
bukan sekedar menilai mekanisme kegiatan kerja humas (tahapan penelitian
perencanaan, penyusunan program, komunikasi dan evaluasi). Tetapi evaluasi
secara manajerial humas dalam rangka proses fungsi manajemen pengawasan hasil
kegiatan melalui standar tertentu. Ada dua macam evaluasi hasil humas:
kualitatif dengan cara observasi dan perbandingan perkembangannya serta
kuantitatif menggunakan statistik, perkembangan pada interval tertentu dan
perbandingan naik/turunnya. Di samping itu juga secara manajerial menilai
terlebih dahulu kejelasan tujuan dan sasaran organisasi, sejauh mana hasilnya
untuk dicapai yang pada gilirannya dijadikan standar evaluasi. Frank Jefkins
mengemukakan lebih kurang sembilan tujuan humas yang tentunya berbeda bagi
tiap-tiap organisasi. Yang penting program evaluasi humas harus diukur dengan
cara menjawab delapan pertanyaan, antara lain apakah program dirancang, jangka
waktu dan siapakah sasaran publik. Metode pengukuran dan penelitian, dapat
meliputi:
1.
Evaluasi berdasarkan sumber,
2.
pengumpulan pendapat dan sikap melalui
wawancara sampel responden, segmen publik (riset pemasaan, pendapat umum),
3.
penelitian/opini publik,
4.
menurut perkembangan grafik persentase
publik yang memahami.
5.
Bentuk standar evaluasinya: cara
statistik, umpan balik media, peningkatan pemahaman, dan riset sendiri.
H. RANCANGAN EMERGENSI HUMAS
“Suatu krisis adalah situasi yang
merupakan titik balik (turning point) yang dapat membuat baik atau buruk. Jika
dipandang dari kacamata bisnis “Titik krisis merupakan penentu untuk
selanjutnya”. (Ruslan, 1994 : 98)
Dampak dari krisis adalah kemelut yang
merupakan malapetaka yang dapat merugikan organisasi itu sendiri maupun
komunitas sekitar. Dengan adanya krisis akan meresahkan masyarakat sekitar,
bahkan secara tidak langsung dapat mengancam citra organisasi. Dampak lain dari
krisis adalah kehilangan kepercayaan dan buruknya reputasi organisasi di mata
masyarakat. Langkah pertama dalam penanganan krisis adalah identifikasi
penyebab krisis untuk mengetahui tipe, jenis, tahapan-tahapan yang sedang
terjadi karena identifikasi yang benar akan menghasilkan strategi antisipasi
yang tepat. Untuk itu hal pertama yang dilakukan oleh public relations adalah
segera menentukan tipe dari krisis karena keseluruhan respon yang diambil akan
bergantung pada tipe dan durasi dari scenario yang memungkinkan akan terjadi.
Linke mengelompokkan krisis dalam empat
jenis berdasarkan jangka waktu terjadinya serta antisipasi yang dapat dilakukan
oleh pihak manajemen dalam menghadapi krisis yaitu : (Linke, 1989 : 167)
1.
The exploding crisis, krisis ini adalah
sesuatu yang terjadi diluar kebiasaan, misalnya : kebakaran, kecelakaan kerja
atau peristiwa
2.
yang dengan mudah dapat dikategorikan
dan dikenali yang mempunyai dampak langsung.
3.
The immediate crisis, yaitu sebuah
kejadian yang mungkin membuat pihak manajemen terkejut, tetapi masih ada waktu
untuk mempersiapkan respon dan antisipasi terhadap krisis tersebut. Misalnya :
pengumuman pemerintah tentang ambang batas pencemaran, adanya skandal kerja.
4.
The building crisis, yaitu sebuah krisis
yang sedang dalam proses dan antisipasi. Krisis ini dapat dirasakan
kedatangannya oleh pihak manajemen sehingga pihak manajemen sudah mempunyai
antisipasi. Misalnya negosiasi dengan buruh.
5.
The continuing crisis, yaitu masalah
kronis yang dialami suatu lembaga dan memerlukan waktu yang panjang untuk
muncul menjadi sebuah krisis dan bahkan mungkin tidak dikenali sama sekali,
misalnya masalah isu keamanan.
Menurut Steven Fink, seorang konsultan
krisis dari Amerika mengembangkan konsep anatomi krisis yang dibagi atas empat
tahap. Tahap-tahap tersebut saling berhubungan dan membentuk siklus. Lamanya
masing-masing tahap tersebut tergantung pada sejumlah variable. Terkadang
keempat tahap berlangsung singkat, tetapi ada kalanya membutuhkan waktu
berbulan-bulan. Misalnya jenis bahaya, usia perusahaan, kondisi perusahaan,
ketrampilan manajer, dan sebagainya.
Empat tahap atau fase tersebut adalah :
(dalam Ruslan, 1994 : 93-103)
1.
Tahap Prodromal
Suatu krisis besar biasanya bermula dari
krisis yang kecilkecil sebagai pertanda atau gejala awal (sign of crisis) yang
akan menjadi suatu krisis sebenarnya yang akan muncul dimasa yang akan datang.
Pada tahap ini sebenarnya sudah diketahui gejala-gejalanya, tetapi tidak ditanggapi
dengan serius atau tanpa mengambil tindakan pengamanan tertentu.
2.
Tahap Akut
Bila prakrisis tidak terdeteksi dan
tidak segera diambil tindakan yang tepat, maka akan menimbulkan masalah yang
lebih fatal. Tahap akut adalah tahap antara, yang paling pendek waktunya bila
dibandingkan dengan tahap-tahap lainnya. Namun salah satu kesulitan besar dalam
menghadapi krisis pada tahap akut adalah intensitas dan kecepatan serangan yang
datang dari berbagai pihak yang menyertai tahap ini. Kecepatan ditentukan oleh
jenis krisis yang menimpa perusahaan atau organisasi, sedangkan intensitas
ditentukan oleh kompleks permasalahan. Meskipun tahap ini merupakan krisis yang
berlangsung secara singkat, tetapi masa akut ini adalah masa yang cukup
menegangkan dan paling melelahkan untuk ditangani.
3.
Tahap Kronis
Adalah masa pemulihan citra (image
recovery) dan merupakan upaya meraih kepercayaan kembali dari masyarakat. Masa
krisis kronis berlangsung cukup panjang tergantung pada jenis dan bentuk
krisisnya. Tahap kronis juga merupakan masa untuk mengadakan instropeksi
kedalam dan keluar tentang kenapa dan mengapa krisis bisa terjadi?. Masa ini
juga sangat menentukan berhasil atau tidaknya melewati masa krisis, bila
terjadi keguncangan manajemen dan kebangkrutan perusaaan atau organisasi.
4.
Tahap Resolusi
Tahap ini adalah tahap penyembuhan
(pulih kembali) dan tahap terakhir dari empat tahap krisis. Pada masa ini,
perusahaan atau organisasi yang bersangkutan akan bangkit kembali seperti sedia
kala. Setelah melalui proses perbaikan dan pemulihan sistem produksi, pelayanan
jasa, strukturalisasi manajemen dan operasionalisasi. Setelah itu baru
memikirkan pemulihan citra (image recovery) dan mengangkat nama perusahaan
dimata khalayak dan masyarakat luas lainnya. Pada tahap ini secara operasional,
personel dan manajemen menjadi lebih matang dan mantap, karena sudah melaui
proses perbaikan dan restrukturalisasi dan lain sebagainya. Khususnya bagi
praktisi Public Relations akan lebih siap dengan kiat manajemen krisis untuk
mengantisipasi hal serupa dikemudian hari.
I. PERENCANAAN DAN PENULISAN
(PEMROGRAMAN)
Perencanaan adalah tahap awal yang
menentukan proses penulisan lebih lanjut. Perencanaan dan pemograman merupakan
segala informasi atau data masukan atau input yang diperoleh berkaitan dengan
hal atau permasalahan yang dihadapi ke dalam bentuk rencana tindakan untuk
pemecahannya. Perencanaan Public Relations merupakan suatu proses
berkesinambungan dan selalu memerlukan peninjauan agar tindakan yang diambil
sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Sejumlah prinsip yang harus diperhatikan
dalam perencanaan program antara lain: sifat, waktu dan lingkungan. Perencanaan
juga harus memperhatikan situasi di dalam maupun di luar organisasi, serta
pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan tersebut.
Tahap dalam perencanaan mencakup :
1.
Merumuskan maksud atau tujuan menulis
2.
tulisan untuk mata atau untuk telinga
3.
tulisan harus didasarkan oleh pokok
pikiran (tema sentral)
4.
Menganalisis khalayak atau orang yang
menjadi sasaran pesan
5.
Menetapkan media
J. IMPLEMENTASI (Pelaksanaan Program)
Pelaksanaan program merupakan tahap
dimana rencana program yang telah ditetapkan dilaksanakan atau
diimplementasikan ke dalam suatu bentuk program aksi sebagai langkah nyata
pemecahan masalah PR yang dihadapi. Pelaksanaan Program ini dapat berupa
program tindakan maupun program komunikasi yang kesemuanya merupakan cara atau
proses untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Tahap penulisan merupakan implementasi
hal-hal yang ditetapkan pada tahap perencanaan. Ada beberapa kesalahan yang sering
dilakukan pada tahap ini, yaitu :
1.
Terlalu bertele-tele
2.
Memasukkan materi-materi yang tidak
relevan dengan tema sentral.
3.
Tumpang-tindih informasi
4.
Informasi dan gagasan terlalu sedikit
Cara untuk menghindari
kesalahan-kesalahan tersebut adalah :
1.
Biasakan membuat draf
2.
Tulisan sederhana, jelas, dan mengarah
3.
Mengelola bentuk dan teknik penyajian
pesan
Evaluasi (Editing & Rewriting)
Tahap ini adalah tahap untuk melakukan
cek terhadap hasil tulisan anda. Mungkin ada kata-kata yang perlu diganti
dengan kata-kata yang lebih manis dan menarik.
No comments:
Post a Comment