Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis
Latar Belakang
Pengorganisasian
pesan-pesan bisnis mencakup antar lain : Beberapa hal yang menyebabkan
pesan-pesan tak terorganisir dengan baik;
Pentingya pengorganisasian pesan-pesan dengan baik; Penorganisasian pesan-pesan
melalui outline. Pengorganisasian pesan-pesan yang baik mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan tidak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi,
pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahannya, kadangkala tak
terorganisir dengan baik. Hal tersebut dapat menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang
dikehendaki. Beberapa hal yangmenyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi
dengan baik :
1. Bertele-tele
Pesan yang bertele-tele
membuat pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud
pesan-pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan
bahan-bahan yang tidak relevan
Adanya informasi yan
tidak relevan, tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens.
Informasi yang tidak relevan selai membuang-buang waktu, juga dapat membuat
pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh
karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang
disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan
ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya
yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir, adalah adanya ide-ide yang
tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan yang disampaikan pada
audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens
sulit mengerti pesan-pesan yang disampaikan.
4. Informasi
penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Apabila pesan-pesan
yang tidak relevan dan pesan-pesan yang tidak penting tidak penting, dan
pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin
yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena sedang membahas
poin-poin yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang
seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
B.
Pentingnya
Pengorganisasian yang
Baik
Untuk
dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang harus diperhatikan,
yaitu :
1. Subjek
dan tujuan haruslah jelas
2. Semua
informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
3. Ide-ide
harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
4. Semua
informasi yang penting harus sudah tercakup
Manfaat
menyusun pesan dengan baik :
1. Membantu
audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan
poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan
memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens akan mudah
memahami maksud/tujuan pesan.
2. Membantu
audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian
pesan-pesan baik, disamping membantu audiens dalam memahami maksud/tujuan pesan, sudah disusun secara logis, tapi audiens tidak dapat menerima isi pesan tersebut.
Hal tersbut kemungkinan karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada
sasaran (to the point).
3. Menghemat
waktu
Dengan menyampaikan
informasi yang relevan, maka waktu audiens akan dihemat. Disamping itu, audiens
dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus
memeras otak danmengerutkan dahi.
4. Mempermudah
pekerjaan komunikator
Dengan mengetahui apa
yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya
komunikator akan meningkat, dan ini menyebabkab semakin cepat dan efisien ia
menyelesaikan pekerjaan.
C.
Pengorganisasian
Pesan-Pesan Melalui Outline
Pada dasarnya,
untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu
pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan
perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1.
Mendefinisikan
dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang
harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap
komunikator. Jikamateri yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya
yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience
akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun.
Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau
menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya.
Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting
tahap pertama ini.
Apabila pesan yang
disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat
menyampaikan ide-ide dengan cara yang
sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan
membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience
akan mengerti dan memehami pola piker komunikator.
Susunan suatu outline
secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :
a) Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok (main idea)
akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok
tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu:
1) hal-hal
apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience,
2) alasan
yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.
b) Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide
pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin
penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
c) Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam
menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline
yang dibuat.
2.
Menentukan
urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai
mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan
urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua
pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
a.
Pendekatan langsung
Pendekatan langsung
sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok
muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b.
Pendekatan tidak
langsung
Sering disebut juga
dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua
pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan
surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk
menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap
maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis
terlebih dahulu.
Secara
umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai
hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan
disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik
digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience
positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jikareaksi audience
negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung
menganalisis
kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah
berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara
bebagai model berikut:
a. Direct
request
Jenis/tipe pesan bisnis
yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang
dituju. Direct Request dapat bebentuk surat maupun memo. Misalnya, anda
tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkelilingan mengetahui berbagai
hal tentang produk tersebut, sepeti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan
sebagainya, maka anda dapat membuat surat permintaan langsung. Bila para
audience akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat
digunakan Permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung menggunaka
pendekatan langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan
informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin akan
menjadi netral sikapnya, terhadap pesan yang
diberikan. Tetapi
pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti
pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman
sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para audience. Dari penjelasan
tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-pesan jenis ini lebih
cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif
c. Pesan-pesan
bad news
Jika mareti yang
diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamara,
penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, audience pada
umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu,pendekatan
yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan
berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada
bagian pertengahan surat, dan gunakanlah bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan
persuasif
Bila audience
benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka
pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat
digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan
yang digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran audience
dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada
Kebanyakan
pesan-pesan singkat dapat memnggunakan salah satu dari empat dasar rencana
organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan
laporan atau presentasi, diperlukan pola yang lebih kompleks untuk menangani
semakin banyaknyaimformasi yang disampaikan. Pola-pola tersebut dapat dibedakan
kategori Informasional dan kategori analitikan.
Pada
umumnya laporan atau presentasi yang paling mudah adalah yang bersifat
informasional karena hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil
ditemukan. Yang termasuk kedalam kategori informasional antara lain instruksi
operasi, laporan status, deskripsi teknis dan penjabaran prosedur dalam suatu
perusahaan.
Pesan-pesan
informasional yang panjang jelas memiliki suatu ide pokok, yang selanjutnya
dikembangkan kedalam subtopik-subtopik yang disusun secara kronologis,
geografis, atau berdasarkan tingkat kepentingannya.
Secara
umum, lebih sulit untuk mengorganisasi laporan dan presentasi anatikal (secara
analitis) yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu. Manakala tujuan
komunikator adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audience untuk memecahkan
suatu masalah, atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu,
komunikator harus memilih rencana organisasional yang dapat mmberikan argumen
yang logis.
Rangkuman
penyusunan jenis-jenis pesan ialah setiap rencana organisasional, pembuka, body, dan penutup, mempunyai peranan penting
dalam penyampaian pesan-pesan.
Tabel
berikut ini merupakan rangkuman bagaimana masing-masing jenis pesan disusun.
Masing-masing rencana organisasional, pembuka, isi dan penutup, semuanya
mempunyai peran penting dalam penyampaian pesan-pesan Anda.
|
Reaksi audiens
|
Rencana organisasional
|
Pembuka
|
Isi
|
Penutup
|
|
Tertarik
|
Direct
Request
|
Mulai
dengan permintaan atau ide pokok
|
Rinci/detail
|
Rasa
hormat dan adanya tindakan khusus
|
|
Senang
|
Pesan
rutin, good news, goodwill
|
Mulai
dengan ide pokok atau good news
|
Rinci/detail
|
Rasa
hormat, referensi ke good news
|
|
Tidak
Senang
|
Bad
news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news
|
Mulai
dengan pernyataan netral, nyatakan bad news, dan beri saran positif
|
Beri
alasan yang rasional dan logis
|
Rasa
hormat
|
|
Tidak
Tertarik
|
Pesan
persuasif
|
Mulai
dengan pernyataan yang mengundang perhatian
|
Tumbuhkan
hasrat audiens
|
Perlu
tindakan
|
BAB III
PENUTUP
Pengorganisasian
pesan-pesan bisnis mencakup antar lain : Beberapa hal yang menyebabkan
pesan-pesan tak terorganisir dengan baik;
1. Bertele-tele
2. Memasukkan
bahan-bahan yang tidak relevan
3. Informasi
penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
4. Menyajikan
ide-ide secara tidak logis
Manfaat pengorganisasian
pesan-pesan dengan baik;
1. Membantu
audiens memahami suatu pesan
2. Membantu
audiens menerima suatu pesan
3. Menghemat
waktu
4. Mempermudah
pekerjaan komunikator
Penorganisasian
pesan-pesan melalui outline. Pada
dasarnya, untuk
mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu
pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan
perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati. Pengorganisasian pesan-pesan
yang baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Buku Komunikasi
Bisnis Drs. Djoko Purwanto, MBA Edisi Kedua 2003
2.
Buku Komunikasi
Bisnis Drs. Djoko Purwanto,MBA 2007 Penerbit ERLANGGA
3.
Buku Komunikasi
Bisnis Sutrisna Dewi 2007 Penerbit ANDI YOGYAKARTA
No comments:
Post a Comment